Détenteurs d'un badge d'accès - Déclaration relative à la protection des données personnelles
Les données personnelles que vous avez fournies au Résidence Palace - Centre de Presse international - Bruxelles (en abrégé IPC) lorsque vous accusiez réception de votre badge d'accès pour le bâtiment sont protégées conformément aux dispositions du Règlement européen 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (entré en vigueur le 25 mai 2018) relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le Règlement général sur la protection des données, en abrégé RGPD).
Objectif du traitement des données
L’IPC collecte et traite ces données dans une base de données électronique afin de vous fournir un badge d'accès qui vous permet d'accéder à l'étage de l'IPC où se trouve votre bureau (et en dehors des heures de bureau à l'entrée principale du bâtiment). L’IPC intègre également votre adresse e-mail dans une liste de diffusion (qu’on appelle la "liste SPOC"), grâce à laquelle l’IPC informe les utilisateurs du bâtiment ad hoc par e-mail des changements dans le cours normal des choses à l'intérieur et autour du bâtiment : accès limité ou différent suite à des travaux, des sommets européens ou des événements VIP, etc. Lorsque vous utilisez votre badge, le progiciel OnGuard, qui déverrouille les portes d'accès à l'IPC, enregistre les mouvements que vous effectuez dans le bâtiment afin de permettre aux responsables de l'IPC (y compris les agents de sécurité expressément mandatés par l'IPC) de vérifier les données d'accès en cas de détection ou de soupçon de violation.
Durée de conservation
L’IPC conserve vos données personnelles jusqu'à ce que vous arrêtiez vos activités professionnelles au sein de l’IPC ou au plus tard jusqu'au 1er mai 2020, après quoi elles seront supprimées de la base de données électronique et de la liste de diffusion. Les mouvements que vous effectuez dans le bâtiment avec votre badge d'accès sont conservés pendant 8 mois, après quoi ils sont effacés. Dans des cas exceptionnels, par exemple dans le cadre d'une procédure judiciaire, vos données personnelles peuvent être conservées plus longtemps.
Sécurité
L’IPC garantit la sécurité (intégrité et confidentialité) de vos données personnelles. Elles sont protégées notamment contre l'accès non autorisé, l'utilisation illégitime, la perte et des modifications non autorisées. Pour cela, l’IPC utilise des techniques et des procédures de sécurisation que nous ne détaillons pas ici pour des raisons de sécurité. Sur les plans physique, technique et organisationnel, des mesures appropriées sont prises afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.
Droit d'accès, de rectification, d'opposition et d'effacement
Vous avez des droits concernant les données personnelles que l’IPC utilise : le droit d’accès, le droit de rectification, le droit d’opposition et le droit de faire effacer des données. L’IPC traitera votre demande dans les 30 jours calendrier. Si celle-ci est complexe ou que l’IPC fait face à un grand nombre de demandes, ce délai sera prolongé de 60 jours.
Pour exercer vos droits, adressez un e-mail à info@residencepalace.be, accompagné d’un scan ou d’une copie de votre titre d’identité comportant votre signature.
Réclamations
Si vous estimez que l’IPC n’a pas traité vos données personnelles conformément aux législations en vigueur, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données, l’autorité de surveillance du traitement des données personnelles : rue de la Presse, 35 - 1000 Bruxelles - e-mail commission@privacycommission.be.
Contact
Pour toute demande d’information concernant la politique de protection des données de l’IPC, vous pouvez contacter le business manager de l’IPC : info@residencepalace.be.