Badgebezitters - Verklaring i.v.m. de bescherming van persoonsgegevens
De persoonsgegevens die u verstrekt heeft aan het Résidence Palace - Internationaal Perscentrum - Brussel (afgekort IPC) toen u ondertekende voor de ontvangst van uw toegangsbadge tot het gebouw, worden beschermd volgens de bepalingen van de Europese Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (in werking getreden op 25 mei 2018) betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG).
Doel van de gegevensverwerking
Het IPC verzamelt en verwerkt deze gegevens in een elektronische databank, om u te kunnen voorzien van een toegangsbadge waarmee u zich eigenhandig toegang kunt verschaffen tot de verdieping van het IPC waar uw kantoor is gevestigd (en buiten de kantooruren tot de hoofdingang van het gebouw). Tevens neemt het IPC uw e-mailadres op in een mailinglijst (de zogeheten “SPOC-lijst”), waarmee het IPC de gebruikers van het gebouw ad hoc via e-mail inlicht over wijzigingen aan de normale gang van zaken in en rond het gebouw: beperkte of andere toegang door werken, door Europese topontmoetingen of VIP-evenementen, enz. Door het gebruik van uw badge worden de bewegingen die u in het gebouw maakt, geregistreerd door het OnGuard-softwarepakket, waarmee de toegangsdeuren tot het IPC worden ontgrendeld, om de verantwoordelijken van het IPC (met inbegrip van de veiligheidsagenten die hiertoe uitdrukkelijk zijn gemandateerd door het IPC) in staat te stellen de toegangsgegevens te controleren wanneer er inbreuken worden vastgesteld of vermoed.
Bewaringsduur
Het IPC houdt uw persoonsgegevens bij tot u uw professionele werkzaamheden in het IPC stopzet of uiterlijk tot 1 mei 2020, waarna ze worden gewist uit de elektronische databank en de mailinglijst. De bewegingen die u met uw toegangsbadge in het gebouw maakt, worden 8 maanden bijgehouden, waarna ze worden gewist. In uitzonderlijke gevallen, zoals tijdens een gerechtelijke procedure, kunnen uw persoonsgegevens langer worden bewaard.
Veiligheid
Het IPC waarborgt de veiligheid (integriteit en vertrouwelijkheid) van uw persoonsgegevens. Ze worden onder meer beschermd tegen ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies en ongeoorloofde wijzigingen. Daarvoor gebruikt het IPC beveiligingstechnieken en -procedures die hier om veiligheidsredenen niet uitvoerig worden beschreven. Op fysiek, technisch en organisatorisch vlak worden gepaste maatregelen genomen om een veiligheidsniveau te garanderen dat aangepast is aan de risico’s.
Recht op inzage, rechtzetting, bezwaar en wissen
U heeft bepaalde rechten voor de persoonsgegevens die het IPC gebruikt: het recht van inzage, het recht op rechtzetting, het recht om bezwaar aan te tekenen en het recht om gegevens te laten wissen. Het IPC behandelt uw aanvraag binnen 30 kalenderdagen. Als uw aanvraag complex is of als het IPC tal van aanvragen moet behandelen, dan wordt de termijn verlengd met 60 dagen.
Stuur een e-mail naar info@residencepalace.be, samen met een scan of een kopie van uw identiteitsbewijs, met daarop uw handtekening, om uw rechten uit te oefenen.
Klachten
Als u vindt dat het IPC uw persoonsgegevens niet heeft verwerkt in overeenstemming met de geldende regelgeving, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit voor de verwerking van persoonsgegevens: Drukpersstraat 35 - 1000 Brussel - e-mail commission@privacycommission.be.
Contact
Voor informatie over het gegevensbeschermingsbeleid van het IPC kunt u contact opnemen met de businessmanager van het IPC: info@residencepalace.be.